Die Einsatzmöglichkeiten für die digitale Signatur sind vielfältig. Vorschriften gibt es zum Beispiel bei Massensignaturen zur elektronischen Übermittlung von Rechnungen, für gescannte Papierdokumente, für Zeitstempel und für Individualsignaturen für Willenserklärungen, Verträge und Bestätigungen.

Massensignaturen zur elektronischen Übermittlung von Rechnungen

Für die Übermittlung von Abrechnungen und für die Geltendmachung der Vorsteuer ist laut USTG § 14 Abs. 4 die qualifizierte elektronische Signatur vorgeschrieben. Der Empfänger muss jedoch vorher diese Form der Übermittlung erlauben, beim Erhalten das Zertifikat des Signaturerstellers prüfen und den gesamten Vorgang dokumentieren.

Erstellt werden die Massensignaturen durch einen Signierungsautomatismus, den der Inhaber durch Nutzung seiner Signaturkarte auslöst.

Signaturen für gescannte Papierdokumente

Eingescannte Papierdokumente müssen prinzipiell mit der qualifizierten elektronischen Signatur verschlüsselt werden, denn nur so kann die rechtmäßige Umwandlung von Papier- in elektronische Form dokumentiert werden. Wichtig ist diese Vorschrift insbesondere für abrechnungsrelevante Daten der Sozial-versicherungsträger gemäß SRVwV.

Eine sich auf dem eingescannten Dokument befindliche Unterschrift ist hingegen nicht als beweiskräftig anzusehen.

Zeitstempel

Zeitstempel werden sowohl für die elektronische Archivierung von Dokumenten aber auch als Ergänzung zu qualifizierten Signaturen verwendet. Für die elektronische Archivierung ist dieser Stempel von Bedeutung, um den Inhalt zum Archivierungszeitpunkt dokumentieren zu können. Die elektronische Signatur wird damit aber nicht ersetzt. Bei qualifizierten Signaturen dagegen wirken Zeitstempel wie eine Dokumentation der Signaturzeit, was alleine durch die Signatur nicht möglich ist. Dieses Vorgehen ist wichtig, denn nach Ablauf der benötigten Zertifikate wären Signaturen ungültig.

Individualsignaturen für Willenserklärungen, Verträge und Bestätigungen

Für jede abgegebene Willenerklärung ist eine elektronische Unterschrift von Nöten. Die Art der Signatur entscheidet sich aber nach dem Verwendungszweck: So ist zwar eine qualifizierte Unterschrift immer gültig, aber in den meisten Fällen unnötig – meistens genügen einfache oder zumindest fortgeschrittene Signaturen.

Für einfache und fortgeschrittene Signaturen muss sich der Unterzeichner nicht registrieren. Dies kommt vor allem Unternehmen zu Gute, denn alle Mitarbeiter können somit in die elektronischen Prozesse integriert werden – ein schneller Betriebsablauf kann also gewährleistet werden.

Bei Vorgängen, bei denen die qualifizierte Signatur vorgeschrieben ist, muss der Unterzeichner jedoch registriert sein. Vor allem bei Onlineshops kommt dies oft zum Tragen, da mit dieser Methode Informationen über die anonymen Kunden eingeholt werden können.